Проблема.
Как известно, перед председателем садового товарищества стоят многие задачи. Одной из главных является сбор денежных средств для поддержания нужд товарищества и содержания инфраструктуры. Сбор средств происходит на специальный расчетный счет. Чтобы оплата прошла во время и по правильным реквизитам, садоводов нужно своевременно обеспечить квитанциями. Квитанции представляют собой платежные документы, содержащие банковские реквизиты товарищества, а также лицевой счет участка, период и поля по показаниям приборов учёта электроэнергии. Печать квитанций и доставка до владельцев участка достаточно сложный процесс.
Особенно остро, проблема проявляется в осенне-зимний период, когда владельцы хозяйств живут в городе, на удалённом друг от друга расстоянии. Удалённость друг от друга накладывает дополнительные расходы на почтовую пересылку. Также много времени занимает сам процесс подготовки платежных документов, запечатывание в конверт, заполнение адресов, поход на почту.
Так вот, для решения этих проблем мне нужно было решить следующие задачи:
- сформировать квитанции;
- заключить договор на приём платежей через банк;
- разослать квитанции наиболее дешевым способом.
Как решил задачи.
Чтобы организовать приём платежей самым доступным способом, было принято решение заключить договор на приём платежей со Сбербанком. Но оказалось, что есть требование того, чтобы квитанция содержала штрих-код (QR code), который содержит все нужные реквизиты платежа. Для формирования такой квитанции я оставил заявку на сайте sbqr.ru. Там нужно было заполнить анкету. Телефона на сайте не было, поэтому все общение у нас шло через электронную почту.
Первоначальный вариант, полученный квитанции, содержал не все нужные нам поля. Не было полей для отражения показаний счетчиков электроэнергии. По моей просьбе данные поля сразу же добавили, и мы получили следующую форму квитанции:
Таким образом, у нас появилась возможность формировать квитанции для оплаты и собирать деньги на расчетный счет. Все начисления бухгалтер ведет на одном листе в excel. Данный список из excel бухгалтер подгружает на сервис sbqr.ru и формирует квитанции для всех наших садоводов. Это оказалось достаточно удобно.
Ещё одна проблема, которую нужно было решить, это доставка квитанций до владельцев участков. Я придумал способ - рассылка по электронной почты.
Для этого я опросил всех садоводов и собрал все актуальные e-mail.
Рассылать вручную, создавая сообщения каждому, это слишком муторный способ. Я написал на тот же сайт, где и заказывал квитанции – можно ли сразу организовать электронную рассылку квитанций сразу нашим садоводам!? Оказалось, что это можно легко сделать, и всего за одну тысячу рублей мне дописали модуль рассылки.
В итоге форма для формирования и рассылки получилась настолько простой, что у бухгалтера даже не возникло вопросов. Подгружаешь список начислений из excel, далее формируются квитанции, далее нажимаешь кнопку отправить получателям. Владелец участка получает письмо с квитанцией за текущий месяц и инструкцией по оплате через Сбербанк-онлайн.
Выгоды.
В результате небольших усилий наше садоводство получило возможность оперативно формировать и делать рассылку квитанции, которые принимаются по штрих-коду через Сбербанк.
Много довольных садовод, для которых процесс оплаты за участок облегчился. А главное, что должников в нашем садоводстве стало меньше.
Вадим Селезнев,
Председатель СНТ Заря
